Viisadokumentide tõlge

Seetõttu ei tulene viisatoimikutes kõige sagedasem kaotus valest tõlkest, vaid puudulikust või vale vormiga tõlkest. Riski suurendab veelgi see, et vastuvõtu kuupäev on kindel, ettevalmistusaeg aga muutlik.

Millised dokumendid tõlgitakse ja millised mitte?

Konsulaadid küsivad enamasti kolme rühma dokumente: isikut ja perekonnaseisu tõendavad dokumendid, sissetulekut ja töösuhet tõendavad dokumendid ning reisi eesmärki näitavad dokumendid. See, millised neist tõlgitakse, erineb esinduste kaupa. Mõni esindus nõuab tingimata oma ametlikku keelt, mõni võtab vastu inglise keele; mõni ei nõua tõlget arvuliste dokumentide, näiteks pangaväljavõtte puhul.

Taotluse eesmärk	Esiletõusvad dokumendid	Kriitiline koht tõlkes
Turism	Rahvastikuregistri väljavõte, pangakonto väljavõte, hotelli- ja lennubroneering	Kuupäevakuju ja summade edasiandmine üks ühele
Äri	Kutsekiri, tegevustõend, allkirjanäidiste tõend, maksukohustuslase tõend	Ärinime kasutamine äriregistris oleva kirjapildiga
Õpingud	Vastuvõtukiri, diplom, hinneteleht, rahaline tagatis	Ainenimetuste ja hindesüsteemi selgitamine
Pere taasühinemine	Abielutõend, sünnitõend, sündmustega rahvastikuregistri väljavõte	Sugulussuhete täielik näitamine
Töötamine	Tööleping, diplom, kutsekvalifikatsiooni tõendid	Ametinimetuse ja tööülesannete vaste sihtriigis

Tabel on üksnes raamistik; lõplik loend on alati esinduse enda avaldatud dokument. Seda, milline riik millist kinnitusvormi ootab, leiate meie riikide teejuhist ja dokumendipõhiseid üksikasju meie dokumentide teejuhist.

Ajakava ülesehitamine tagurpidi

Viisatoimikus tehakse planeerimine vastuvõtupäevast tagasi arvestades. Vastuvõtu kuupäev on kindel; dokumentide hankimine, tõlkimine ja vajaduse korral kinnitamine peavad selleks kuupäevaks valmis jõudma. Ahela kõige aeglasem lüli ei ole enamasti tõlge, vaid dokumendi kättesaamine asutusest: mõni dokument antakse välja samal päeval, mõni nõuab taotlust.

Teine risk on dokumentide värskusnõue. Paljud esindused nõuavad, et dokument oleks värske kuupäevaga. Vara võetud rahvastikuregistri väljavõtet võidakse vastuvõtupäeval pidada „vanaks“. Seetõttu on järjekord selline: kõigepealt kinnitatakse loend, siis võetakse dokumendid ja kõige viimasena tehakse tõlge.

Menetluse sammud

1. Võetakse välja esinduse avaldatud ajakohane dokumendiloend ja määratakse sihtkeel.
2. Dokumendid kogutakse ükshaaval; iga dokumendi kuupäev ja värskusnõue pannakse kirja.
3. Märgitakse ära, milline dokument nõuab ainult tõlget, milline notari kinnitust ja milline apostilli.
4. Tehakse tõlked; nimekujud viiakse vastavusse passi ladinatähelise kirjapildiga.
5. Toimik korrastatakse esinduse nõutud järjekorras ja kontrollitakse originaali ja tõlke kokkukuuluvust.
6. Lõppkontroll enne vastuvõttu: otsitakse puuduvaid lehti, allkirjata dokumente ja aegunud pabereid.

Kvaliteedi tagamine: nimekuju ja kuupäevavorm

Viisatoimikutes on kvaliteedikontrolli esimene punkt nimekuju. See, kuidas türgi tähemärke sisaldavaid nimesid sihtkeeles kirjutatakse, ei ole meelevaldne valik; aluseks võetakse passi masinloetava ala kirjapilt. Vastasel juhul ei saa ametnik kinnitada, et kaks dokumenti kuuluvad samale inimesele.

Teine punkt on kuupäevavorm. Järjestus päev-kuu-aasta muutub sihtkeele tava järgi ja selle muutmisel on lähtedokumendi kuupäeva vale lugemine tõeline risk. Kolmas punkt on summad: valuutasümbol, tuhandeliste eraldaja ja kümnendmärk kohandatakse sihtkeelele, kuid arv ise ei muutu kunagi.

Neljas punkt on asutuste ja ametinimetuste nimed. Ministeeriumi, ülikooli või ameti nimi antakse edasi selles kujus, mida asutus ise ametliku võõrkeelse vastena kasutab, kui selline vaste on olemas. Vaba tõlge raskendab ametnikul asutuse äratundmist ja pikendab toimiku läbivaatamise aega.

Toimiku sisemine kooskõla

Viisatoimik ei ole üks dokument, vaid üksteist toetav dokumendikogum. Konsulaadi ametnik ei loe dokumente ükshaaval, vaid neid omavahel võrreldes. Seetõttu võib toimiku sisemine kooskõla olla isegi tähtsam kui üksikute tõlgete kvaliteet.

Tüüpilised ebakõla kohad on järgmised: kutsekirjas olevad kuupäevad ei kattu lennubroneeringu kuupäevadega, tööandjalt saadud puhkusekirjas olev aeg on reisist lühem, sissetulekutõendil olev ametinimetus erineb lepingus olevast. Ükski neist ei ole tõlkeviga; ent tõlke etapp on viimane koht, kus need ebakõlad on võimalik märgata.

Hea tõlkemenetlus annab neist erinevustest teada. Meeskond, kes töötleb dokumente koos, näeb kuupäevade ja nimede lahknevusi ja saab neist taotlejale teatada. Dokumentide tõlkimine ükshaaval ja eri aegadel kaotab selle tasuta kontrolli võimaluse.

Lisakiht õpingu- ja töötoimikutes

Turismitaotlustes on tõlge enamasti viimane samm. Õpingu- ja töötaotlustes on tõlke taga aga veel teine menetlus: diplomi tunnustamine sihtriigis. See menetlus kulgeb viisatoimikust sõltumatult, nõuab taotluse esitamist teise asutusse ja kestab enamasti palju kauem.

Seetõttu tuleb nendes kahes taotlusliigis planeerida mitte viisa vastuvõtust, vaid tunnustamistaotlusest tagasi arvestades. Kui küsitakse ka ainekavasid, tõuseb tõlkemaht ühest diplomist tublisti kõrgemale ja ajakava tuleb selle järgi seada.

Töötaotlustes on kutsekvalifikatsiooni tõendid omaette teema. Reguleeritud kutsealadel, nagu tervishoid, inseneriteadus, õigus ja haridus, ei anna diplomi tõlkimine õigust kutsealal tegutseda; sihtriigi kutseorganisatsioon viib läbi eraldi tunnustamismenetluse. Viisatoimik seda menetlust ei asenda ja valmib enamasti sellest varem. Nende kahe menetluse vahe algusest peale nägemine on reaalse ajakava koostamise eeltingimus.

Pikaajalise elamisloa ja elama asumise taotlustes jätkub toimik aga ka pärast viisaetappi. Pärast riiki jõudmist võidakse elukoha registreerimiseks, tervisekindlustuse, koolikoha ja pangatoimingute jaoks küsida samade dokumentide uusi eksemplare. Seetõttu on viisatoimiku koostamisel levinud ja tabav valik lasta samal ajal välja võtta ka need eksemplarid, mida läheb vaja pärast saabumist.

Mis määrab hinna?

Viisatoimikutes on kulu esimene määraja dokumentide arv, sest iga dokument moodustab eraldi miinimumühiku. Teine on kinnituskiht: ainult tõlke ja notari kinnitusega tõlke vahel on tuntav vahe. Kolmas on ajakava; toimikud, mille vastuvõtuni on jäänud väga vähe aega, võetakse eelisjärjekorras töövoogu.

Kui saadate kogu toimiku korraga, muutub dokumentides korduvate väljade tõttu kogukulu paremini ettenähtavaks kui osade kaupa saatmisel. Ajakohaste vahemike jaoks saate vaadata hindade lehte ja oma toimiku saata pakkumisvormi kaudu.

Sagedased olukorrad

• Internetist alla laaditud loend. Foorumites jagatud dokumendiloendid on enamasti vananenud. Ainus usaldusväärne allikas on esinduse enda teade.
• Tagasilükatud taotluse kordamine. Teisel taotlemisel võib olla vaja dokumendid uuesti võtta; vanad tõlked võivad kuupäevanõude taha kinni jääda.
• Saatja ja lapse toimikud. Alaealiste puhul on nõusolekukiri eraldi dokument ja see nõuab enamasti notari kinnitusega tõlget.
• Mitme riigi reis. Mitmesse riiki taotluse esitamisel jätab iga esindus oma eksemplari endale; eksemplaride arv tuleb algusest peale planeerida.

See sisu annab üldise raamistiku; toimingupõhised üksikasjad võivad erineda. Soovitame jälgida kehtivat praktikat ametlikest teadetest.